Hoe voeg ik een interne opmerking toe bij een klantenfiche?

Je kan een interne opmerkingen bij een klantenfiche plaatsen. Deze opmerking zal dan altijd te zien zijn wanneer deze klant een reservering maakt bij jullie. 

1. In het toevoegscherm klik je op de tekstballon rechts naast het vakje waar je de naam van de klant kan invullen.
2. Geef de gewenste opmerkingen in.
3. Klik op Opslaan.

Hoe kan ik bepaalde klanten in-of uitschrijven voor de nieuwsbrief?

Ga naar je ledenlijst  Gasten > Gastenlijst en zoek het profiel dat je wenst in of uit wil schrijven voor je nieuwsbrieven.

• Rode bol in de kolom Nwsbr.om de persoon in te schrijven zodat deze een groene kleur krijgt.
• Groene bol in de kolom Nwsbr.om de persoon uit te schrijven zodat deze een rode kleur krijgt.

Een klant wil het e-mail adres wijzigen

Wanneer een klant zijn/haar e-mail adres wil wijzigen, moeten zij dit zelf doen. Dit is zo bepaald door de GDPR regelgeving.

Ze doen dit zo:

1. Surf naar www.resengo.com.
2. Log in met jouw account.
3. Klik op je naam rechtsboven.
4. Klik op Account.
5. Werk je e-mailadres bij.
6. Klik op Opslaan onderaan.

Hoe voeg ik twee accounts samen?

Indien een bepaalde persoon meermaals in jouw ledenlijst staat, is het aangeraden om deze accounts samen te voegen. De werkwijze vind je hieronder:

1. Ga naar  Gasten > Gastenlijst en zoek de accounts op.
2. Selecteer eerst de account wiens gegevens niet behouden moeten worden door het vakje links aan te vinken.
3. Selecteer vervolgens de account wiens gegevens wel behouden moeten worden door het vakje links aan te vinken.
4. Klik bovenaan op .
5. Bevestig dat je beide profielen wilt samenvoegen.

Wanneer je meer dan 2 accounts wilt samenvoegen dan moet je bovenstaande procedure herhalen voor elk profiel dat je met het hoofdprofiel (= het profiel dat je wilt behouden) wilt samenvoegen 

Wanneer je twee profielen samenvoegt worden direct al de belangrijkste gegevens (bv reserveringen, orders, abonnementen, ) samengevoegd. Andere zaken (waar je in praktijk weinig van gaat merken) worden later samengevoegd. 

Wanneer een profiel een beheerdersrol heeft in een bepaald Resengo omgeving dan kan het NIET samengevoegd worden, samenvoegen zal dan ook geen effect hebben. Wanneer dit het geval is en je wil bepaalde accounts toch samenvoegen, contacteer dan de Helpdesk.

Kan ik iemand blokkeren zodat die niet meer kan reserveren bij ons?

Neen, dat is niet mogelijk. Wanneer we een klant zouden blokkeren op basis van email dan bestaat de mogelijkheid dat er door diezelfde klant met een ander mailadres een reservatie wordt aangemaakt.

Je kan daarom best steeds no-shows en persoonlijke opmerkingen bij de klant registreren, zo zie je dit direct in je reserveringsscherm bij de klant verschijnen en kan je eventueel gepaste maatregelen nemen. Dat is beter dan dat de persoon onder een andere account zou reserveren en je dus niets van het verleden van die persoon zou afweten.

Hoe geef ik een andere gastnaam en/of e-mail in dan die in de klantenfiche van de contactpersoon?

Het is mogelijk dat een contact een reservering maakt voor een andere persoon, zoals een hotel voor haar gast of een secretaresse voor haar baas, enzovoort.

Het kan zijn dat het nodig is dat de e-mails van een reservering naar een ander e-mailadres(sen) gestuurd moet worden. Je kan het e-mail adres van de klant behouden, maar toch de communicatie zonder dat je het e-mailadres in de fiche van de contactpersoon permanent wenst te wijzigen. In dat geval kan je een andere gastnaam en/of een andere e-mail ingeven door op  te klikken.

Zie je  niet staan zodra je een contact hebt ingevuld, contacteer dan even de helpdesk om dit voor u ook te activeren.

Nog belangrijke informatie:

• Als je enkel een gastnaam invult, dan wordt de communicatie naar de contactpersoon gestuurd en zal in de aanspreking in de mails ook de contactpersoon gebruikt worden.
• Als je een e-mailadres invult, zal al de communicatie enkel naar het ingevulde mailadres verstuurd worden. Je kan meerdere e-mailadressen ingeven en deze van elkaar scheiden met komma's. Als je de communicatie naar de gast én het contact wil laten sturen, dan vink je ook naar contact aan om automatisch het e-mailadres van het contact aan te vullen.
• Vul je een gastnaam en een e-mailadres in, dan wordt in de aanspreking de gastnaam gebruikt. Werk je met formele aansprekingen (Geachte heer x, Geachte mevrouw y) dan zal in dat geval enkel 'geachte' verschijnen. In dat geval vul je bij 'gastnaam' "heer Peeters" in om de aanspreking "Geachte heer Peeters" te krijgen.
• Het reserveren voor een andere persoon kan ook voor derden geactiveerd worden. Dit wil zeggen dat je bijvoorbeeld een login kan geven aan hotels waarmee je samenwerkt en dat zij direct reserveringen kunnen maken voor hun gasten. Indien je beschikt over de cadeaubonshop, kan je daar ook een spaarsysteem aan koppelen zodat je die partners kan belonen voor de reserveringen die ze bij jou maken.

Waarom kan ik de naam, het paswoord of het email-adres (en dus login) van sommige leden niet meer aanpassen?

In sommige ledenfiches verschijnt naast het email-adres een met de melding "De login en het paswoord kan enkel nog door deze gebruiker zelf worden aangepast" Dat komt omdat deze persoon zijn/haar login zichzelf ooit heeft aangemeld op een andere Resengo omgeving dan het uwe. Vanaf dan is het email-adres, de voornaam, naam en paswoord enkel nog aanpasbaar door die persoon zelf of door een medewerker van de helpdesk. Dit is omwille van privacy- en security-redenen.

Is deze persoon de login kwijt en heeft nog wel toegang tot het email-adres dat in de fiche staat? Zie de tab hieronder om de login manueel opnieuw te versturen. Met deze login kan hij/zij zich aanmelden via www.resengo.com en zelf het email-adres en/of paswoord gaan aanpassen indien gewenst.

Deze persoon is de login kwijt en heeft geen toegang meer tot het email-adres dat in de fiche staat? Dan kan je best de helpdesk contacteren. Geef de id van de betreffende persoon door en het nieuwe email-adres dat in de fiche ingesteld moeten worden

Hoe kan ik een persoon zijn login en paswoord manueel versturen?

1. Ga naar  Gasten > Gastenlijst.
2. Zoek het profiel op basis van de naam en/of het e-mailadres.
3. Klik op L naast het betreffende profiel. Een nieuw pop-up venster zal openen.
4. Wacht tot u de boodschap De login informatie werd succesvol verstuurd! te zien krijgt. Sluit nadien dit venster.

Mijn klant heeft een hotmail (of msn, outlook.com)-adres en krijgt geen mails?

Hotmail heeft haar criteria voor mails zo streng gemaakt dat het eigenlijk niet meer werkbaar is. Zowat alle mails van afzenders die je niet als veilige afzender gemarkeerd hebt, komen in de spam terecht. Zelfs als je vanuit je eigen mailbox een mail naar een hotmail-adres stuurt is de kans groot dat die in de spam terecht komt.

Wanneer een klant met een hotmail-adres dus zegt dat die geen mail krijgt moet je hem/haar er steeds op wijzen dat die mail in de spam-folder (Ongewenste mail) kan zitten. Bovendien is het ook mogelijk dat hotmail het afleveren van mails met 24 uur vertraagt. Om dit alles te voorkomen kan je de klant ook zeggen dat hij/zij het domein @resengo.email best als veilige afzender instelt.

Vraag je klant ook expliciet om in hotmail aan te geven dat de betreffend email geen spam is. Op die manier zal je afleverbetrouwbaarheid gaan verbeteren en mails in hotmail uiteindelijk wel toekomen.

Hoe kan ik de email van een fiche als login instellen wanneer het systeem zegt dat de login niet het emailadres is?

1. Ga naar  Gasten > Gastenlijst.
2. Je  bewerkt het account van de persoon.
3. Je klikt op  bij Email.
4. Indien de login reeds bestaat zie je Het e-mailadres xxx [ID:yyy] is reeds in gebuik door zzz. 
   • Is het dezelfde persoon als de persoon die je bewerkt, dan klik je op OK en worden de accounts samengevoegd en de login op het emailadres gezet
   • is het niet dezelfde persoon dan klik je op sluiten en kan die login dus niet meer gebruikt worden.

Ik krijg de volgende melding, wat moet ik doen? Er werd minstens één persoon gevonden in iXtranet met gegevens die overeenkomen met dewelke u hebt ingevoerd. Bent u zeker dat het niet één van deze personen betreft?

Als je zeker bent dat de ingegeven persoon niet dezelfde persoon is als een van de weergegeven personen, klik je op Ik ben zeker dat dit niet één van de bovenstaande personen is en wil een nieuwe gebruiker aanmaken. Indien het wel dezelfde persoon is, zijn er twee opties.

Als de persoon al bestaat in je omgeving en je bent zeker dat de weergegeven persoon dezelfde is, ga je de accounts samenvoegen door te klikken op .